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作为一名大学生,无论是要找工作,是要networking,还是要向professor问问题,想必email是一个必不可少的通信工具。在这里,GOVision给大家总结了一些使用的Email writing tips。

Tip 1: 关于From, To, CC & BCC fields

– From field (发件人): 请使用你的professional 邮箱来发送email, 比如使用你的UTmail, 或者First Name.Last Name@gmail.com, 等等。

– To field (收件人): 给你要发邮件的直接相关当事人(初次联系的时候,如果你既有对方的私人邮箱和工作邮箱,发给对方的工作邮箱更好,只有当你得到特许可以发给他私人邮箱的时候再这么做)

– CC field (carbon copy, 代表抄送): 这里可以填写那些除了最直接联系人之外你想让其获知邮件内容的相关人员,一般你不需要他们的回复或者action。可以在社团的通知邮件中使用。

– BCC field (blind carbon copy, 代表密送): 如果由于出于某种考虑,你不希望收信人知道你把这封邮件还发送给了另外的人,则可使用密送。在这种形式下,to的接收人将无法得知这份邮件的其他收件人。

– e.g. 如果你写email到A,再抄送到B,再暗送到C。那么A,B,C都会收到这封mail,并且内容一样。但是A,B能看到收件人是A并且抄送给了B,但是A和B都不知道C也收到了这封email。

Tip 2: 如何写标题

– 一定写一个 meaningful 标题。不要太宽泛,不要含糊不清,也不要太长, 使用名词词组表达清楚你写邮件的最主要目的就可以。

– 比如Thank You Letter,Scholarship Request,xxx Job Position Application。

– 一般只需要将单词首字母大写,非常非常紧急必要的时候再使用URGENT或者IMPORTANT这样的全大写字母,因为全部大写在email中相当于你在对收信人吼叫,比较不礼貌,请慎用。

Tip 3: 如何写称呼与问好

– Salutations通常会使用Dear, Hello, 和hi。请不要使用hey或者sup这种随意地问候语。有一个细节大家通常不太注意,一般在正式邮件里,first name后面会加逗号,而last name后面会加冒号。拿我们UofT ECO100著名的Robert Gazzale教授来举例的话,你就可以写Dear Professor Gazzale: (注意是冒号), 然后回车继续编辑。

– 只有在你和收信人关系很亲密的时候才直接使用对方的first name。

– 如果收信人是学校校长,如果名片上显示为PHD.,则使用Dr.作为title;如果是教授或者容易教授,则title就是Prof.

– 当你在给没有见过面的Hiring Manager写邮件的时候,如果你不知道对方是男是女,你可以直接写Dear Hiring Manager或者To whom it may concern或者Dear Sir/Madam。切记不要自我假设,也不要写错名字,头衔,和性别。

Tip 4: 第一段亮出Purpose

– 开门见山,简单,准确,礼貌地介绍你这次写信的目的 。

– 避免冗长的背景介绍。可以简短介绍然后直接写 I am writing to you because…

Tip 5: 关于Main Body

– 使用主动语态,和清晰简明的语句。

– 在要求人做事的时候一定要客气,ask politely, 比如“Could you please send me …? Thanks!”

– 不要表达地模棱两可,含糊不清。比如如果你是去拉sponsor的,$1000就是$1000,不要给人疑惑。

– 在文段最后可以提出下一步的计划, 比如约定下次的会谈。

e.g. I would like to meet with you to discuss more about … I will be available on…

I would appreciate an opportunity to have another meeting with you…

Tip 6: 关于最后的Signature

– Valediction告别: 可以使用Regards, / Best Regards, / Warm Regards, / Sincerely, / Yours truly,/Yours sincerely(这个其实较少用), etc.

– 后面跟上你的Full Name (收件人知道的你的名字), Your Title, Disclaimer (if any, 比如This email and any files transmitted with it are confidential and intended solely for the use of the individual or entity to whom they are addressed.)

Tip 7: 关于Attachment

– 一般附件内容支持10MB,如果因附件太大而通过两封邮件发送,在第一封邮件内需要表明你的附件会分两次发送。

– 附件命名要descriptive, (ex. Sponsor-Package_GOVision, Resume_Peter Wang)

Other Tips:

– 全文整体要短小精悍,Short but Concise, 使用K.I.S.S. 原则(keep it simple and stupid)

– 立场观点一致统一,并且always maintain a professional tone

– 如果对方回复格式比较随意,可根据对方年龄和身份,采用对方使用的格式进行再次的回复。

– 避免使用emoticons或者符号语: 比如 : ), : (, LOL. , etc.

– 如果对方在上一封邮件里想你进行了提问,在回复时请先回答问题

– 当你在回复邮件的时候,如果你只想让original sender看到的话就不要选择”Reply to All”

– proof read, 确保不要有语法错误

 

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  3. Finance Department
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Interview:

报名链接: http://govision.net/apply-to-govision/ (可点击最下方”阅读原文”)

报名截止日期: 2015.11.28 11:59pm

若有任何问题,请发送邮件至hr.govisionut@gmail.com


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